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Digitale Dokumente im Unternehmen - Vorteile und Vorsprung durch ein Dokumentenmanagement System mit OCR-Texterkennung

Autor: Julia - Datum: August 27, 2013 12:45:42 PM

Kategorie: Internet

Die Zeit und die Kosten für die Bereitstellung gewünschter Informationen können beträchtlich gesenkt werden. Der Geschwindigkeitsaspekt zeigt sich auch als Gewinn im Vergleich zu Mitbewerbern.

OCR Texterkennung und digitale Archivierung

Ein modernes Dokumentenmanagement zeichnet sich nicht nur durch die Digitalisierung von Dokumenten aus. Abfotografieren oder Scannen ist dabei nur eine Methode zur Erzeugung von digitalen Dokumenten. OCR Software kann zur OCR Texterkennung eingesetzt werden. So können weitere Features des digitalen Dokumentenmanagements berücksichtigt werden und zur Anwendung gelangen. Denn nun ist auch eine automatisierte Suche nach den benötigten Informationen technisch umsetzbar.

Zur Archivierung können die erfassten und transformierten Dokumente dann auf weitere Festplatten übertragen werden. Durch Einbindung dieser Festplatten in das Netzwerk stehen die darauf enthaltenen Informationen in den Archiven weiterhin auf Knopfdruck zur Verfügung. Hier zeigt sich der große Vorteil der OCR Texterkennung bei der Archivierung.

Eine OCR Texterkennung kann den Text ganzer Dokumente umwandeln. Damit steht der Text für eine maschinelle wie auch persönliche Bearbeitung im Netzwerk zur Verfügung. Wege und Zeiten ins Archiv und die Suche nach den entsprechenden Dokumenten können entfallen. Die Suche nach bestimmten Informationen in Dokumenten kann automatisiert werden. Ähnlich einer Suchmaschine für das World Wide Web werden hier die gewünschten Informationen auf den Festplatten des internen Netzes gesucht und gefunden.

Dokumentenmanagement System im praktischen Einsatz

Die digitalen Dokumente können jederzeit bearbeitet werden. Auch ist eine Weiterleitung beispielsweise des Bearbeitungsstandes an weitere Personen möglich. Der Workflow wird durch die papierlose Bearbeitung gesteigert. Aktensuche und Papierberge auf dem Schreibtisch gehören mit professionellem Dokumentenmanagement der Vergangenheit an.

Da Suchen automatisch durchgeführt werden können, laufen viele Prozesse der Bearbeitung auch im Hintergrund ab. Während dieser Zeit lassen sich andere Arbeiten erledigen. Die Schnelligkeit bereitgestellter Informationen lässt sich durch eine Indizierung der digitalen Schriftstücke meist noch steigern.

Die Einarbeitung ist nach entsprechender Einweisung bzw. Schulung als relativ leicht zu beurteilen. Schon nach kürzester Einarbeitungszeit sind alle Hürden überwunden und es kann an die Ausreizung des Systems gehen.

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