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Digitale Dokumente im Unternehmen - Vorteile und Vorsprung durch ein Dokumentenmanagement System mit OCR-Texterkennung

Autor: Julia - Datum: August 27, 2013 12:45:42 PM

Kategorie: Internet

Die Zeit und die Kosten fr die Bereitstellung gewnschter Informationen knnen betrchtlich gesenkt werden. Der Geschwindigkeitsaspekt zeigt sich auch als Gewinn im Vergleich zu Mitbewerbern.

OCR Texterkennung und digitale Archivierung

Ein modernes Dokumentenmanagement zeichnet sich nicht nur durch die Digitalisierung von Dokumenten aus. Abfotografieren oder Scannen ist dabei nur eine Methode zur Erzeugung von digitalen Dokumenten. OCR Software kann zur OCR Texterkennung eingesetzt werden. So knnen weitere Features des digitalen Dokumentenmanagements bercksichtigt werden und zur Anwendung gelangen. Denn nun ist auch eine automatisierte Suche nach den bentigten Informationen technisch umsetzbar.

Zur Archivierung knnen die erfassten und transformierten Dokumente dann auf weitere Festplatten bertragen werden. Durch Einbindung dieser Festplatten in das Netzwerk stehen die darauf enthaltenen Informationen in den Archiven weiterhin auf Knopfdruck zur Verfgung. Hier zeigt sich der groe Vorteil der OCR Texterkennung bei der Archivierung.

Eine OCR Texterkennung kann den Text ganzer Dokumente umwandeln. Damit steht der Text fr eine maschinelle wie auch persnliche Bearbeitung im Netzwerk zur Verfgung. Wege und Zeiten ins Archiv und die Suche nach den entsprechenden Dokumenten knnen entfallen. Die Suche nach bestimmten Informationen in Dokumenten kann automatisiert werden. hnlich einer Suchmaschine fr das World Wide Web werden hier die gewnschten Informationen auf den Festplatten des internen Netzes gesucht und gefunden.

Dokumentenmanagement System im praktischen Einsatz

Die digitalen Dokumente knnen jederzeit bearbeitet werden. Auch ist eine Weiterleitung beispielsweise des Bearbeitungsstandes an weitere Personen mglich. Der Workflow wird durch die papierlose Bearbeitung gesteigert. Aktensuche und Papierberge auf dem Schreibtisch gehren mit professionellem Dokumentenmanagement der Vergangenheit an.

Da Suchen automatisch durchgefhrt werden knnen, laufen viele Prozesse der Bearbeitung auch im Hintergrund ab. Whrend dieser Zeit lassen sich andere Arbeiten erledigen. Die Schnelligkeit bereitgestellter Informationen lsst sich durch eine Indizierung der digitalen Schriftstcke meist noch steigern.

Die Einarbeitung ist nach entsprechender Einweisung bzw. Schulung als relativ leicht zu beurteilen. Schon nach krzester Einarbeitungszeit sind alle Hrden berwunden und es kann an die Ausreizung des Systems gehen.

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